Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung des amtlichen Schriftgutes vom 6. März 1986

Aus Schulrecht Rheinland-Pfalz
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Rundschreiben des Kultusministeriums vom 6. März 1986

1 Allgemeines

1.1 Dieses Rundschreiben gilt für die Verwaltung des amtlichen Schriftgutes bei den Dienststellen im Geschäftsbereich des Kultusministeriums: ferner bei den Bezirksregierungen, Kreisverwaltungen und Verwaltungen der kreisfreien Städte, hinsicht- lich der Verwaltung des Schriftgutes, das bei der Wahrnehmung von Aufgaben anfällt, die der Fachaufsicht des Kultusministeriums unterliegen, soweit sich aus der Fachaufsicht auch die Befugnis zur Regelung der Schriftgutbehandlung ergibt (z. B. die Befugnis zur Festlegung der Aufbewahrungsfristen).

1.1.1 Das Rundschreiben ist nicht anzuwenden auf die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Haushalts-, Rechnungs- und Kassenunterlagen. Hierfür gilt die Anlage zu Nummer 21.1 der Verwaltungsvorschrift zu § 71 der Landeshaushaltsordnung vom 20. Januar 1983 (MinBl. S. 189), — Text nachstehend abgedruckt.

1.1.2. Für die Führung der Personalakten gilt dieses Rundschreiben nur, soweit die Verwaltungsvor- schrift der Landesregierung übier die Führung der Personalakten vorn 21 12. 1980 (Amtsbl. 1981, S. 158) nichts anderes bestimmt.

1.1.3 Für die Behandlung von Personalfragebögen und von sonstigen Unterlagen erfolgloser Bewerber gilt dieses Rundschreiben nur, soweit sich aus an- deren Vorschriften des Kultusministeriums nichts anderes ergibt.

1.1.4 Für die Aufbewahrung und Verwaltung, Archivierung und Vernichtung von Vorgängen, die im staatlichen Interesse durch besondere Sicherheitsmaßnahmen vor Unbefugten geheimgehalten werden müssen (Verschlußsachen), gilt dieses Rundschreiben nur, soweit die Verschlußsachenanweisung vom 1.Dezember 1982 sowie das Rundschreiben der Landesregierung vom 26. Mai 1978 — 1432 — 1/78 (Amtsbl. S. 645) nichts anderes festlegen. Die Verschlußsachenanweisung kann im Bedarfsfall beim Kultusministerium angefordert werden.

1.1.5 Im übrigen wird auf den Vorrang aller einschlägigenRegelungenhingewiesen, die in Grenzen oder Verordnungen getroffen sind, z. B. die Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für Klassenarbeiten usw. in den Schulordnungen. Zum Schriftgut gehören neben den im Geschäftsbetrieb angefallenen Schriftstücken auch die dazu gehörenden Urkunden, Bücher, Karten, Karteien, Pläne, Modelle, Druckschriften, Bild-, Ton- und andere Datenträger und dergleichen.

2. Möglichkeiten der Schriftgutbehandlung (vernichten, weglegen, geordnet aufbewahren)

2.1 Das bei den Dienststellen anfallende Schriftgut ist aufzubewahren, sofern es sich nicht um offensichtlich wertloses Schriftgut (z. B. nicht verlangte Prospekte) handelt, das sofort vernichtet werden kann.

2.2 Aufzubewahrendes Schriftgut ist nach der abschließenden Bearbeitung entsprechend der nach Nummer 3 vorgegebenen Systematik geordnet abzulegen, sofern es sich nicht um Weglegesachen handelt.

Weglegesachen sind Schriftgut von geringer und nur kurzfristiger Bedeutung. Sie werden ohne besondere Ordnung, gesondert von den übrigen Akten, abgelegt und 1 Jahr nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Weglegen verfügt wurde, vernichtet (vgl. Nr. 5.5).

3 Gliederungssystematik für das geordnet aufzube- wahrende Schriftgut

Geordnet aufzbewahrendes Schriftgut ist nach einem durch den Aktenplan der jeweiligen Dienststelle vorgegebenen System abzulegen. Der Aktenplan enthält die systematische Einteilung des Schriftgutes nach Sachgebieten. Soweit für die Schriftgutablage bei den Dienststellen kein verbindlich vorgeschriebener Aktenplan besteht, benutzt jede Dienststelle die Systematik, die sie nach der Art des bei ihr anfallenden Schriftgutes für die zweckmäßigste hält. Im Einzelfall kann an Stelle der Ablage nach systematischen Gesichtspunkten auch eine andere, z. B. alphabetische Ablage geboten sein.

4 Ablageformen für das geordnet aufzubewahrende Schriftgut

4.1 Für dieAufbewahrung des geordneten Schriftgutes ist das Ablagesystem (z. B. Steh-, Pendel- oder Hängeordner) zu wählen, das unter Berücksichtigung der Einrichtungskosten, des Raumbedarfs und des Arbeitsaufwandes für die laufende Schriftgutverwaltung am wirtschaftlichsten ist.

4.2 D a s Schriftgut kann je nach den Erfordernissen der einzelnen Dienststelle entweder zentral für die gesamte Dienststelle oder in Gruppenablagen für mehrere Sachbearbeiter oder in Sachbearbeiter-Aktenablagen verwaltet werden.

4.3 Urkunden die zum Beweis von Rechten oder Rechtsverhältnissen von Bedeutung sind (Verträge, Urteile, Versicherungspolicen etc.), sollen möglichst feuer- und diebstahlsicher in Sicherheits- schränken aufbewahrt werden. An Stelle der Originale ist eine beglaubigte Kopie zu den Akten zunehmen, auf der der Aufbewahrungsort der Urkunde vermerkt ist.

4.4 Pläne, Karten, Bild- und Filmmaterial sowie Aktenbeilagen, die wegen ihrer Beschaffenheit nicht bei den Akten aufbewahrt werden können, werden in besonderen Ablagen (Schränken, Mappen, Rollen etc.) zusammengefaßt. Der Zusammenhang mit der Sachakte ist durch wechselseitige Hinweise zu sichern.

5 Aussonderung und weitere Behandlung des Schriftgutes

5.1 Um eine Überlastung der Schriftgutablage zu vermeiden, wird von Zeit zu Zeit das in der Dienststelle nicht mehr benötigte Schriftgut ausgesondert und dem zuständigen Landesarchiv zur Übernahme angeboten, soweit dieses nicht bereits zu einem früheren Zeitpunkt generell auf die Übernahme von Schriftgut dieser Art verzichtet hat. Schriftgut mir bis zu dreijährigen Aufbewahrungsfristen (Nummer 6.2) ist dem Archiv nicht anzubieten.

5.2 Das Angebot des ausgesonderten Schriftgutes erfolgt in der Weise, daß ein Verzeichnis des betreffenden Schriftgutes erstellt wird, das dem Archiv in dreifacher Ausfertigung zugesandt wird. Erklärt das Archiv die Annahme, so wird ihm das Schriftgut zugeschickt.

5.3 Nicht archivwürdiges Schriftgut ist bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist nach Nummer 6 aufzubewahren und danach zu vernichten. In besonderen Fällen, z. B. bei Prüfungsarbeiten, kann es auch an den Verfasser zurückgegeben werden, sofern er es beantragt hat, seine Anschrift bekannt ist und keine öffentlichen Interessen entgegenstehen.

5.4 Schriftgut kann bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nach Nummer 6 vernichtet werden, wenn sein Inhalt auf Daten- oder Bildträger (z. B. Mikrofilm) gespeichert ist, die Erhaltung des Originals nicht notwendig erscheint und das zuständige Landesarchiv auf die Übernahme verzichtet hat. In diesem Fall gelten die Fristen nach Num- mer 6 für den Daten- oder Bildträger.

5.5 Zu vernichtendes Schriftgut soll möglichst verkauft werden, es sei denn, daß es sich nach Einschätzung der aktenführenden Dienststelle um besonders vertrauliche Vorgänge handelt. Falls das Schriftgut nicht zuvor mit einem eigenen Gerät zerkleinert wird, ist der Erwerber zu verpflichten, es sofort zu vernichten und niemandem Einsicht zu gestatten. Die Vernichtung ist innerhalb einer bestimmten Frist nachzuweisen. Das Eigentum des Landes an dem verkauften Schriftgut ist bis zur Vernichtung vorzubehalten.

Der Nachweis der Vernichtung oder Veräußerung von Schriftgut ist durch entsprechende Aktenvermerke zu sichern.

5.6 Im übrigen gilt für die Abgabe von Schriftgut an die Archive der Erlaß der Landesregierung vom 21. Dezember 1969 — 1432 — 7 (MinBl. 1970, S. 1).

6 Dauer der Aufbewahrungsfristen

6.1 Aufzubewahrendes Schiftgut ist 10 Jahre lang aufzuheben, sofern es sich nicht um Weglegesachen nach Nummer 2.2 handelt und sich aus Nummern 6.2 und 6.3 nichts anderes ergibt.

6.2 Abweichend von der 10-Jahres-Frist nach Nummer 6.1 sind aufzubewahren:

6.2.1

  • Klassen- und Kursbücher 3 Jahre
  • (Schul-) Gliederungspläne und Schulstatistiken 3 Jahre
  • Lernmittelgutscheine, Anträge und Listen im Rahmen der Ausgabe von Lernmittelgutscheinen 6 Jahre
  • Schülerbögen der Grundschulen 6 Jahre

6.2.2

  • Prüfungslisten und sonstige Nachweise über das Bestehen von Abschlußprüfungen, Zweitschriften von Abschluß- und Abgangszeugnissen 60 Jahre
  • Anlagen, Modelle, Künstlerische Arbeiten etc. zu Examens-, Diplom- oder sonstigen Abschlußarbeiten 5 Jahre
  • Abschlußarbeiten, die an Schulen vorgelegt wurden, deren Studiengänge später an die Fachhochschule überführt worden sind 50 Jahre

6.2.3

  • Einzelfallakten des Schulpsychologischen Dienstes 5 Jahre
  • Krankengeschichten 30 Jahre

6.2.4

  • BAFöG-Förderungsakten 6 Jahre

6.2.5

  • Ausbildungsakten der Staatlichen Studienseminare 5 Jahre
  • Personalhaupt- und -beiakten 50 Jahre

6.2.6

  • Akten über Entscheidungen von genereller Bedeutung 30 Jahre

6.2.7

  • Unterlagen über Prozesse und Vergleiche 30 Jahre

6.2.8

  • Akten über Bauprojekte des Landes 20Jahre
  • Akten über staatlich geförderte Bauprojekte Dritter 30 Jahre

6.3 Die genannten Fristen sind Mindestfristen; sie können überschritten werden, wenn die fortdauernde Aufbewahrung ohne besonderen Aufwand möglich ist; sie müssen überschritten werden, sofern es im Einzelfall geboten erscheint.

7 Beginn der Aufbewahrungsfristen

7.1 Aufbewahrungsfristen für Akten beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem das betreffende Aktenheft oder der Vorgang nach Nummer 7.2 geschlossen wurde. Aufbewahrungsfristen für sonstiges Schriftgut (vgl. Nummer 1.2) beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem das Schriftgut für den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr ständig benötigt wird.

7.2 Aktenhefte bzw. (bei Ablage in Stehordnern) Vorgänge können durch entsprechenden Vermerk auf dem Heft bzw. dem Vorgang geschlossen werden, wenn sie für den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr ständig benötigt werden, es sei denn, es handelt sich um

7.2.1 Akten über

  • die Entstehung von Rechts- oder Verwaltungsvorschriften
  • die Errichtung, Umbildung, Übernahme oder Auflösung von Behörden
  • den Erwerb des Eigentums oder sonstiger Rechte an Grundstücken
  • unerfüllte Rechtsansprüche.

Diese werden erst geschlossen, wenn die genannten Vorschriften, Behörden und Rechte nicht mehr bestehen und die unerfüllten Rechtsansprüche ver- jährt sind.

7.2.2 BAföG-Akten mit Darlehensleistungen. Diese werden erst geschlossen, wenn die letzte Förderungshöchstdauer abgelaufen ist oder im Falle von Hochschulpraktika, an die sich ein Hochschulstudium nicht angeschlossen hat, wenn dieses Praktikum beendet ist, frühestens aber zum Zeitpunkt der letzten Darlehensmeldung.

8 Gegenstand der Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen für Akten beziehen sich jeweils auf ein ganzes Aktenheft bzw. — bei Ablage in Stehordnern — auf einen ganzen Vorgang. Kommen nach dem Inhalt des Aktenheftes oder des Vorganges mehrere Fristen in Frage, so gilt die längste.

9 Inkrafttreten

Dieses Rundschreiben tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig wird der Runderlaß des Ministeriums für Unterricht und Kultus vom 15. November 1954 — 11 Tgb.Nr. 1405 (Amtsbl. S. 225) aufgehoben.

Anlage zu Nr. 21.1