Dokumentation der Unterrichtszeit der Lehrkräfte vom 25. März 2004

Aus Schulrecht Rheinland-Pfalz
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Rundschreiben des Ministeriums für Frauen, Bildung und Jugend vom 25. März 2004

Sehr geehrte Damen und Herren,

der Rechnungshof des Landes Rheinland-Pfalz hat im Schuljahr 2001/02 eine Prüfung der Organisation des schulinternen Einsatzes von Lehrkräften an rheinland-pfälzischen Schulen durchgeführt und seinen Prüfbericht vorgelegt. Hierin fordert er unter anderem die flächendeckende Einführung einer personenbezogenen Erfassung der Unterrichtszeiten, damit ein Abgleich zwischen Planstundensoll und Erfüllung der Unterrichtsverpflichtung möglich wird sowie die Ausschöpfung schulinterner Arbeitszeitreserven vor der Inanspruchnahme zusätzlicher Vertretungsmittel.

Ein wesentliches Ergebnis der Untersuchung war, dass die Dokumentation der Erbringung der Unterrichtszeit der Lehrkräfte durch die Schulen nicht selten unzureichend vorgenommen wird. Grundsätzlich gilt, dass die Erbringung der Arbeitszeit im öffentlichen Dienst je nach den Möglichkeiten der jeweiligen Tätigkeit lückenlos zu dokumentieren ist. Dies gilt selbstverständlich auch für den Bereich der Schulen, der innerhalb des öffentlichen Dienstes des Landes den größten Personalkörper stellt. Hierbei ist mir sehr wohl bewusst, dass die Arbeitszeit der Lehrkräfte mit der sog. gebundenen Arbeitszeit – also mit den Unterrichtsstunden – nur teilweise beschrieben werden kann und dass die ungebundene Arbeitszeit einen auch inhaltlich wesentlichen Teil der Tätigkeit von Lehrkräften ausmacht. Wenn also im Weiteren von der Dokumentation "der" Arbeitszeit die Rede ist, so ist hiermit die gebundene Arbeitszeit gemeint, ohne dass hierbei der erhebliche Umfang der ungebundenen Arbeitszeit vernachlässigt oder gar übersehen würde.

Ich möchte deswegen dies zugleich ganz deutlich machen: Ich weiß, dass die Lehrkräfte des Landes in ihrer Gesamtheit nicht nur eine besonders verantwortungsvolle Aufgabe wahrnehmen, sondern dass sie dies auch mit großem zeitlichen und persönlichen Engagement tun. Deswegen möchte ich keinen Zweifel daran aufkommen lassen, dass die hier in Rede stehende Dokumentation der Unterrichtszeit nichts mit Misstrauen oder gar mit versteckten Vorwürfen gegenüber den Lehrkräften zu tun hat. An den Schulbereich werden insbesondere keine spezifisch anderen Anforderungen g8stellt als an den öffentlichen Dienst im Allgemeinen. Die Dokumentation der Unterrichtszeit erfüllt vielmehr eine unabdingbare formale Funktion im Rahmen des Dienstverhältnisses zwischen der Lehrkraft und dem Land, indem sie das Maß der tatsächlichen Inanspruchnahme jedes Einzelnen durch Unterricht nachvollziehbar festhält.

Wegen dieser Funktion knüpfen sich an die Dokumentation von gebundener Arbeitszeit und ihrer Erbringung konkrete Forderungen, an die ich im Folgenden erinnern möchte. Dabei scheint es mir wichtig zu sein, darauf hinzuweisen, dass es angesichts der Vielfalt in unserem Schulsystem so etwas wie eine einzig mögliche Form der Dokumentation von Unterrichtszeit nicht gibt. Wir haben in den vergangenen Monaten durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulaufsicht stichprobenartig die im Land gebräuchlichen Methoden zur Unterrichtszeitdokumentation feststellen lassen und die Ergebnisse analysiert; hierbei hat sich gezeigt, dass die durch die Schulen angewendeten Verfahren sich teilweise erheblich voneinander unterscheiden und doch bei aller Unterschiedlichkeit zu verlässlichen Ergebnissen führen können. Deswegen kann und soll es auch nicht darum gehen, die Form der Dokumentation einheitlich festzulegen und zu regeln, zumal der durchaus überwiegende Teil der Schulen – wenn auch auf unterschiedlichen Wegen – längst eine adäquate Dokumentation des Unterrichts vornimmt. Dennoch gibt es Grundbedingungen, ohne die Dokumentation ihren Wert verliert und ich halte es für unabdingbar, dass diese Grundbedingungen von allen staatlichen Schulen des Landes eingehalten werden. Hierzu gehören insbesondere die Dauerhaftigkeit, die Personenbezogenheit jeder Arbeitszeitdokumentation und ihre Orientierung an der tatsächlich erbrachten Unterrichtszeit.

Dauerhaftigkeit bedeutet insbesondere, dass die Dokumentation nicht nur während des laufenden Schuljahres nachvollziehbar sein muss, sondern auch darüber hinaus: Hierbei ist in Anlehnung an die Regelungen zur Aufbewahrung beispielsweise von Klassenbüchern (Rundschreiben des Kultusministeriums vom 6. März 1986 – Amtsbl. S. 227) ein Zeitraum von drei Jahren ausreichend, aber auch erforderlich. Es ist deswegen unter keinem Gesichtspunkt ausreichend, wenn die Erbringung von Unterrichtsstunden beispielsweise nur durch Hinweise auf der Stecktafel nachgewiesen wird, weil diese notwendigerweise am Ende eines Schul- oder Schulhalbjahres beim Umstecken verloren gehen. In aller Regel wird die Dokumentation daher schriftlich erfolgen müssen; daneben sind beispielsweise zuverlässige EDV-Verfahren denkbar. Es muss auch bei der Verwendung von EDV-Verfahren erwartet werden können, dass der Nachweis erbrachter Unterrichtsstunden noch mehrere Jahre nach ihrer Erbringung möglich ist. Werden solche Verfahren eingesetzt (etwa Excel-Tabellen, eigene oder standardisierte Softwarelösungen), so muss darauf geachtet werden, dass die softwareseitig gemachten Feststellungen anschließend im Rahmen der technischen Möglichkeiten unlöschbar festgehalten werden, etwa durch Ausdruck oder durch Abspeichern beispielsweise auf CD-ROM. Steht ein Softwarewechsel an und ist zu erwarten, dass beim Einsatz der neuen Software die älteren Datenbestände nicht mehr verwendbar sein werden, so ist in der Regel ein Ausdruck des Vorhandenen unabdingbar.

Die Dokumentation von Unterrichtszeit hat das Ziel, die tatsächliche, nicht die theoretische Belastung zu belegen. es genügt daher nicht, allein das wöchentliche Regelstundenmaß einer Lehrkraft festzuhalten. Erforderlich ist vielmehr eine – auf einzelne Unterrichtsstunden bezogene – Erfassung der tatsächlich geleisteten Unterrichtszeit. Dies bedeutet insbesondere zum Einen, dass festgehalten werden muss, wenn Lehrkräfte planmäßig zu haltenden Unterricht nicht halten können. Dies ist grundsätzlich unabhängig von der Frage, ob diese Arbeitszeit nachzuholen ist oder nicht. Es liegt auf der Hand, dass Unterrichtsstunden, die beispielsweise deswegen nicht erbracht werden können, weil die betreffende Lehrkraft krank ist, an der Exkursion einer "fremden" Klasse oder an einer Fortbildungsmaßnahme teilnimmt, im Rahmen der Arbeitszeitregelungen für Lehrkräfte nicht nachgeholt werden müssen Gleichwohl ist es erforderlich, dass eine lückenlose Dokumentation von gebundener Arbeitszeit auch diese Tatbestände aufnimmt und dass für jede planmäßig zu haltende Unterrichtsstunde festgehalten wird, ob sie gehalten wurde bzw. aus welchem Grund sie nicht gehalten wurde. Zum Anderen müssen dann selbstverständlich auch solche Unterrichtsstunden festgehalten werden, die über das jeweilige persönliche Unterrichtsstundendeputat hinaus – etwa im Rahmen von Vertretungsunterricht – erteilt worden sind.

Die soeben genannten Anforderungen zeigen, dass die Dokumentation der Unterrichtszeit von Lehrkräften im Grundsatz personenbezogen erfolgen muss. Aus diesem Grund eignen sich die „klassischen" Formen der Arbeitszeiterfassung – namentlich das Klassenbuch — nur begrenzt zur Dokumentation. Denn während sich hier gehaltene Unterrichtsstunden meist noch recht zuverlässig dokumentieren lassen, ist es schwer oder unmöglich, Umfang und Gründe von mehr oder weniger erteiltem Unterricht auf diesem Wege nachzuweisen. An einer Vielzahl von Schulen ist es daher üblich, neben den herkömmlich geführten Unterlagen zusätzliche Unterrichtszeitnachweise zu führen, die durchaus in ihrer Struktur beispielsweise den Klassenbüchern entsprechen können, die jedoch nicht klassenbezogen, sondern bezogen auf die jeweilige Lehrkraft geführt werden und die deswegen auf einen Blick und ohne umfangreiche Auswertungsarbeiten den konkreten Einsatz jeder einzelnen Lehrkraft darstellen können.

Ich bitte Sie, die vorstehenden Ausführungen und Hinweise dafür zu nutzen, die an Ihrer Schule genutzten Verfahren zur Dokumentation der Unterrichtszeit der Lehrkräfte einer kritischen Würdigung zu unterziehen und daraufhin zu untersuchen, ob die beschriebenen unabdingbaren Forderungen erfüllt werden. Ist dies nicht der Fall, so bitte ich Sie, zunächst zu prüfen, wie durch einen vertretbaren Aufwand eine Erfüllung dieser Forderungen erreicht werden kann und sodann ggf. eine Änderung Ihrer Verfahren vorzunehmen; hierbei ist in der Regel der örtliche Personalrat zu beteiligen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulaufsicht werden Innen hierbei behilflich sein können. Es ist beabsichtigt, in den kommenden Monaten im Rahmen von Dienstbesprechungen der Schulleiterinnen und Schulleiter die Problematik weiter zu vertiefen und hierbei auch beispielhafte Vorgehensweisen darzustellen und zu erörtern.

Ich bin zuversichtlich, dass auf diesem Wege an den Schulen Wege gefunden werden können, wie die auf Grund der allgemeinen rechtlichen Rahmenbedingungen und damit letztlich von außen an den Schulbereich gestellten Anforderungen mit vertretbarem Aufwand adäquat erfüllt werden können.

Mit freundlichen Grüßen gez. Doris Ahnen